Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Asianajotoimisto AEPN käsittelee asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja sivuston yhteydenottolomakkeella ja toteutetaan tietosuoja-asetuksen artiklojen 13 ja 14 edellytysten mukaista läpinäkyvää informointia.

Keräämme henkilötietojasi, kun lähetät pyytämämme tiedot yhteydenottolomakkeella.

1. Rekisterinpitäjä

Asianajotoimisto Apajalahti, Etelämäki, Pelkonen & Niemi Oy
(Asianajotoimisto AEPN)
Y-tunnus: 1717627-2
Osoite: Porkkalankatu 13 C, 00180 Helsinki

2. Yhteyshenkilö

Mikael Niemi
Sähköposti: toimisto@aepn.fi

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme rekisterissä seuraavat yhteydenottolomakkeella ilmoittamasi tiedot:

Etu- ja sukunimi
Yritystiedot
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Muut ilmoittamasi tiedot (viestikenttä)

4. Mistä henkilötietojasi kerätään?

Keräämme henkilötietojasi sinulta itseltäsi, kun annat tietoja asioidessasi yhteyslomaketta käyttäen ja mahdollisesti yrityksen tietojen osalta Patentti- ja rekisterihallituksen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä.

5. Mitä tarkoitusta varten henkilötietojasi kerätään ja käsitellään?

Käsittelemme ja käytämme henkilötietojasi asiakassuhteen hoitamiseen ja hallinnointiin liittyen (esimerkiksi esteellisyystarkistukset, asiakkaiden tunnistaminen ja tunteminen). Käsittelemme henkilötietoja myös asiakasviestinnän toteuttamiseksi.

6. Mitkä ovat käsittelyn oikeusperuste?

Oikeutemme käsitellä henkilötietojasi perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun sekä asianajajan lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseen (asianajajalaki, hyvää asianajotapaa koskeva ohje, rahanpesulaki). Käsittelemme tietojasi esimerkiksi soveltuvien palvelujen tarjoamiseksi.

7. Mille tahoille luovutamme ja siirrämme henkilötietoja?

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille. Luovutamme tietojasi eteenpäin kolmansille osapuolille ainoastaan, jos se on tarpeen toimeksiannon hoitoon liittyen tai lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi. Emme siirrä rekisterissä olevia henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn tarkoituksien tai teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Henkilötietoja voimme siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan, jos kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso (Privacy Shield) tai EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä.

8. Miten kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen toimeksianto- ja asiakassuhteen hoitamisen kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi. Otamme huomioon Suomen Asianajien (ent. Suomen Asianajajaliitto) antaman ohjeistuksen.

9. Rekisteröidyn oikeudet

EU:n Tietosuoja-asetus ja Suomen Tietosuojalaki takaavat sinulle oikeuksia henkilötietojesi käsittelyssä. Toimitamme sinulle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa yhteydenotostasi tiedot toimenpiteistä, joihin olemme ryhtyneet oikeuksiesi toteuttamiseen liittyvien pyyntöjen johdosta. Voimme tarvita lisää aikaa vastauksen antamiseksi, jos esität useita pyyntöjä tai jos pyyntösi on erityisen monimutkainen. Voimme tarvittaessa jatkaa vastauksen määräaikaa kahdella kuukaudella.

Voit tehdä pyyntösi sähköpostilla toimisto@aepn.fi. Jotta voimme olla varmoja, että olet henkilö, joka pyynnön on tehnyt, toteamme henkilöllisyytesi (ajokortti, kuvallinen KELA-kortti, passi tai sähköinen henkilökortti). Tämän jälkeen annamme tulosteen pyytämistäsi tiedoista. Ollessasi yhteydessä sähköpostitse, merkitse viestin aihekentän alkuun ”Tietosuoja – pyyntö”. Kerro meille, mihin kohtiin 10 – 16 pyyntösi haluat kohdistaa.

10. Tietojen keräämisestä, tietojen lähteestä ja toimenpiteistä ilmoittaminen

Rekisteröidyillä on oikeus tietää tietojen keräämisestä ja käytöstä, mitä tietoja rekisteriin tallennetaan, mistä tiedot on saatu, mihin tietoja hyödynnetään, kenelle tietoja mahdollisesti luovutetaan jne. Rekisteröidylle luovutetaan tiedot pyynnön mukaisesta selvityksestä.

11. Rekisteröidyn mahdollisuus tarkastaa omat tietonsa ja tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tietää, onko hänen tietojaan rekisterissä ja jos on, mitä tietoja rekisteriin tallennetaan, miten niitä käytetään jne. sekä oikeus saada jäljennös tiedoista ja vaatia oikaisua tarvittaessa. Voit pyytää meitä oikaisemaan itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Voit myös täydentää henkilötietojasi toimittamalla meille lisäselvityksiä.

12. Käsittelyn rajoittaminen

Käsittelyn rajoittamisella tarkoitetaan sitä, että rekisterinpitäjä edelleen säilyttää rekisteröidyn tietoja, mutta ei käsittele niitä ilman rekisteröidyn suostumusta, esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää tietojen oikeellisuuden tai haluaa rajoittaa tietojensa käsittelyä.

Käsittelyä voidaan rajoittaa esimerkiksi siirtämällä tiedot toiseen järjestelmään tai estämällä rekisterin käyttäjien pääsy tietoihin. Käsittelyn rajoituksesta saat meiltä vakuutuksen, että tiedot eivät myöhemmin joudu käsiteltävien tietojen joukkoon.

13. Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen

Jos tietoja käsitellään sähköisessä järjestelmässä, rekisteröidyllä on oikeus saada toimittamansa tiedot sähköisessä muodossa, tai, jos se on teknisesti mahdollista, siirrättää ne suoraan toiselle palveluntarjoajalle. Oikeus ei koske tilanteita, joissa käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

14. Tietojen poistaminen (’oikeus tulla unohdetuksi’)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista ja tietosuoja-asetus velvoittaa rekisterinpitäjää poistamaan tiedot, ellei tietojen säilyttämiselle ja käsittelyn jatkamiselle ole perusteita (esimerkiksi sopimusosapuolten etujen valvominen, kirjanpitolaki tai tms.). Toisin sanoen rekisteröity voi vaatia itseään koskevien tietojen poistamista asiakassuhteen päättymisen jälkeen kaikkien rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua.

15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on loukattu tietosuojalainsäädäntöön ja tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi. Valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutettu.

16. Miten suojaamme henkilötietosi?

Käsitelemme henkilötietoja luottamuksellisesti. Rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu teknisillä ratkaisuilla luvattomalta käytöltä. Henkilötietojen käyttäjillä on vain ne oikeudet, joita he tarvitsevat työtehtäviensä hoitamiseen ja tietoihin pääsevät ja tietoja voivat käsitellä vain ne, joilla on siihen oikeus ja tehtävien vaatima tarve.